PRECISIONS SUR LA DEDUCTION FORFAITAIRE POUR FRAIS PROFESSIONNELS

 

Le BOSS clarifie les modalités de la déduction forfaitaire spécifique pour  frais professionnels - Previssima 

Source : Previssima

RAPPEL

 

Le bulletin Officiel de la Sécurité sociale (Boss) a profondément modifié les règles en matière de déduction forfaitaire pour frais professionnels (DFS).

 

QUATRE AMENAGEMENTS NOTABLES

 

1)    Le bénéfice de la DFS est désormais conditionné au fait que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels


Pour mémoire, ne peuvent bénéficier de la DSF que les professions prévues à l'article 5 de l'annexe IV du code général des impôts (artistes, VRP, ouvriers du bâtiment travaillant sur les chantiers etc.).

 

La seule appartenance à la liste des professions concernées suffisait à appliquer la DFS. Ce n’est plus le cas aujourd’hui.

 

Le Boss ajoute une nouvelle condition à l’application de la DSF : le salarié doit également supporter effectivement des frais lors de son activité professionnelle.

 

Conséquences :


-          Pour appliquer cette déduction, l'employeur doit donc disposer des justificatifs démontrant que le salarié supporte effectivement des frais professionnels. En l’absence de frais effectivement engagés par le salarié, ou si l’employeur prend en charge ou rembourse la totalité des frais professionnels, il est impossible d’appliquer la DFS.

 

-          L'employeur ne peut appliquer la DFS que sur la rémunération correspondant à un travail effectif. En cas d'absence ou de congés sur un mois complet, l'application de la DFS au titre de ce mois n’est pas admise.


2)    En l’absence de convention ou d’accord collectif, l’employeur doit recueillir chaque année le consentement des salariés à bénéficier de la déduction forfaitaire spécifique


L'employeur peut opter pour la DFS lorsqu'une convention ou un accord collectif l'a explicitement prévue ou lorsque le CSE a donné son accord.

 

A défaut d'accord collectif ou d'accord du CSE, chaque salarié doit accepter ou non cette option, chaque année.

 

A noter : le recueil annuel du consentement du salarié n'est pas nouveau, l'arrêté du 20 décembre 2002 le prévoyait déjà mais dans les faits, l’application n’en était pas toujours très rigoureuse. Aujourd'hui, le BOSS en fait une condition incontournable.

 

En pratique, et à défaut d’accord, l'employeur doit donc s'assurer annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés pour pouvoir bénéficier chaque année de la DFS.

 

A ce titre, il doit également les informer des conséquences de l'application de la DFS sur leurs droits, notamment la validation de leurs droits aux IJSS et à l'assurance retraite.

 

Attention : l'employeur ne peut se prévaloir d'un accord tacite des salariés. Il lui appartient de prouver qu’ils ont été informés des conséquences de l'application de la DFS sur la validation de leurs droits. A défaut, le montant de la DFS appliquée par l'entreprise est réintégré dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale.


3)    Les frais pris en charge directement par l’employeur doivent être réintégrés dans l’assiette des cotisations, préalablement à l’application de la DFS

 

Pour mémoire, en cas d’option pour la DFS, les cotisations de sécurité sociale sont assises sur le montant global des rémunérations, indemnités, primes, gratifications ou autres sommes acquises aux intéressés, y compris, le cas échéant, les avantages en nature et les indemnités versées au titre de remboursement de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires).

 

Ainsi, les indemnités versées au titre du remboursement pour frais professionnels entrent, en principe, obligatoirement dans l'assiette des cotisations, préalablement à l'application de la déduction.

 

La circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-389 du 19 août 2005 précisait toutefois que les frais pris en charge directement par l'employeur (ex. : paiement direct d'une nuit d'hôtel, paiement direct d'un repas au restaurant) n'avaient pas à être réintégrés à l'assiette des cotisations, préalablement à l'application de la DFS.

 

Le BOSS est revenu sur cette doctrine : depuis le 1er avril 2021, ces prises en charge directes doivent être ajoutés à l’assiette des cotisations.

 

 

4)    Par exceptions, certains frais n’ont pas à être réintégrés dans l’assiette des cotisations sociales

 

Le BOSS, dans sa mise à jour du 25 juin 2021, a réintroduit certaines tolérances passées.

 

Ainsi, même s’il est fait application de la DFS, il est toujours admis que l’employeur n’a pas à réintégrer dans l’assiette des cotisations sociales en cas d’application de la DSF :

 

-          les frais de transport exposés à l'occasion des voyages de début et de fin de chantier ainsi que les voyages de détente prévus par les conventions collectives du bâtiment et des travaux publics qui constituent des frais professionnels se rapportant directement à la situation de grand déplacement dans laquelle se trouvent les ouvriers.

 

-          la prise en charge par l'employeur des frais correspondants à la mise à disposition du salarié d'un véhicule de transport en commun (ou d'un véhicule utilitaire, sur justificatif) pour le conduire sur le lieu de travail.

 

A noter : L'employeur peut également déduire de l’assiette des cotisations le montant de certaines indemnités et allocations, fixées par arrêté du 25 juillet 2005. Il s’agit par exemple des indemnités de grands déplacement allouées aux ouvriers du bâtiment, des indemnités journalières de défraiement versées aux artistes, des primes de transport (dans la limite de 4€), de la prise en charge obligatoire par l’employeur de 50% du coût des titres de transport collectifs pour le trajet domicile-lieu de travail, de la part contributive de l’employeur dans les titres restaurant….


Attention, d’autres tolérances jusqu’alors admises n’ont en revanche pas été reprises. Elles concernent :

 

-          les frais engagés par un salarié dans le cadre de son déplacement professionnel et payés directement à un tiers (frais d'hébergement, taxi, véhicule mis à disposition etc.),

 

-          la prise en charge par l'employeur des frais occasionnés par la mise à disposition d'un téléphone portable au titre de l'activité professionnelle.

 

Ces frais doivent donc désormais être réintégrés dans la base de calcul des cotisations de sécurité sociale auxquels la déduction est appliquée.

 

 

ENTREE EN VIGUEUR DE CES CHANGEMENTS DE DOCTRINE

 

Ces changements de doctrine s'appliquent en principe depuis le 1er avril 2021.

 

Toutefois, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu'au 31 décembre 2022, l'Urssaf procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l'avenir.

 

En d’autres termes, l'employeur ne s’exposera à un redressement qu’à compter du 1er janvier 2023.

Le Cabinet